Siempre me gusto esa frase de Peter Drucker.

Es brutal y lamentablemente la he experimentado de alguna u otra forma más de una vez. 

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Este mini-ensayo consta de 2 anécdotas, mi definición de cultura en la organización y unos tips para evitar esta se coma nuestra estrategia (o lo que sea como dice Drucker), en el desayuno.

Anécdota #1

Hace un tiempo atrás estaba tratando de introducir un cambio en la forma de trabajar en un proyecto y recuerdo a una persona decir (apenas arranque a comentar las bondades de la nueva forma de trabajar):

        “Nunca estuve en un proyecto que haya fracasado”. 

 Me dio un poco de risa la manera en cómo me quiso cortar la inspiración.

Alguien que no haya sufrido el fracaso de alguna de las 3 aristas de un proyecto (costo, tiempo y calidad) estoy convencido que esa persona nunca estuvo involucrada en proyecto alguno, o si lo estuvo, fue de espectador. 

El retraso, los problemas, la re-planificación “en caliente” de un objetivo, el cambio de una funcionalidad no contemplada, el acortar el alcance para lograr otra cosa que nadie había contemplado o trabajar más de la cuenta por no haberlo delimitado bien las cosas, es parte en sí de la vida de muchos proyectos (queramos admitirlo o no, eso ya es otro cuento).

Lo bueno de fracasar es que a veces podemos aprender de eso y en lo personal creo que es mala practica ocultar los fracasos. Es como negar que tuvimos problemas y no aprendimos nada al respecto.

 Nadie se cree el cuento de la perfección y querer mostrarnos cómo tal, esta estrategia nos puede ridiculizar un poco sin que nos demos cuenta.

Pienso que esto puede darse por qué no tengamos claro cómo es la cultura de nuestra organización a nivel general en términos de proyectos y puede que esta no este orientada a realizar las retrospectivas de cada esfuerzo conjunto para futuras oportunidades y fomentar el aprendizaje de lecciones aprendidas.

Esta anécdota la traigo a colación por el simple hecho de que hay muchas organizaciones en los cuales sus equipos e individuos no conocen claramente la manera en cómo funcionan los proyectos en que participan y si estos en algún momento fueron exitosos o no.

La cultura en la organización

Cuando una organización no esta orientada a medir sus propios resultados, a planificar su gestión de forma ordenada y a encauzar a sus miembros a que sean parte de las soluciones empleando marcos de trabajos claros y poco burocráticos, sencillamente pueden pasar este tipo de cosas que comentaba párrafos atrás. 

Por eso la cultura de la organización siempre determinará el éxito o fracaso de los proyectos, independientemente de la eficacia de la estrategia a implementar y por eso lo clave de la frase de Drucker.

Podremos estar a cargo de un proyecto y contar con n certificaciones en gerencia de proyectos, en agilidad, todos los manuales habidos y por haber, el más lindo plan de proyecto y las mejores ganas de hacer las cosas, pero lamentablemente eso no nos asegura el éxito del mismo. 

Al final del día la cultura determinará el accionar de las personas.

Y si esa cultura no asimila la metodología, o la nueva manera o forma que quisiéramos instaurar para “cambiar las cosas”, sencillamente estamos condenados al fracaso antes del mismo arranque. 

Algunos piensan que la cultura organizacional se trata de los cumpleaños del mes, las charlas a la hora del café y otras cosas más, lamentablemente eso no es así. Pero acá va un spoiler: es más complejo que eso el asunto.

Capaz que los que piensan de esa manera fue porque vieron mucho “The Office” y si es así no los culparía. Pero el mundo real es otra cosa. 

La realidad es que la cultura apunta a la forma en cómo las personas actúan (individual o de forma grupal) ante situaciones críticas, en cómo manejan la presión y en cómo responden a los desafíos que se le presenten.

Un desafío puede ser simplemente ese cambio que queremos instaurar, esa metodología nueva que queremos echar a andar o esa nueva forma de hacer las cosas en la organización.

Los miembros del equipo de un proyecto siempre limitarán su eficacia si no comparten la cultura y la visión que se desea imprimir al proyecto.

Si los encargados de la organización no son agentes y alentadores fundamentales del cambio, es muy probable que eso ayude a que se complique más el tema.

Esto de la cultura viene de arriba hacia abajo y representa el núcleo de la organización.

Las acciones hablan más que las palabras en el proceso de creación de una cultura de éxito en la adopción y evolución de una organización como un ente vivo que muta en el tiempo adaptándose al cambiante mundo laboral si quiere ser exitosa en el tiempo.

Por eso la voluntad y el ejemplo son claves a la hora de tratar de que prospere un cambio puertas adentro de una organización.

Por eso a veces “es tan difícil cambiar” y es más fácil seguir haciendo las cosas como las venimos haciendo.

Eso de plano es mentira, no es un tema de facilidad al hacer las cosas, sino un tema de mediocridad en el fondo y que somos animales de “costumbres”.

Anécdota #2

Otra cosa loca que llegue a escuchar una vez cuando hable de implementar un cambio y que me sugirieran seguir igual fue que: “las metodologías nuevas quitan tiempo, ya como nosotros hacemos las cosas dan resultados”.

Me volvi a reir.

Puede ser que esa respuesta sea verdadera en algunos casos muy particulares para algunas organizaciones que se jacten de tener un alto nivel de madurez a nivel de procesos, gestión y proyectos. Organizaciones que han logrado con el tiempo desarrollar esa forma óptima de trabajar y que pueden conseguir buenos resultados con la misma receta por un buen tiempo.

Pero yo me pregunto:

¿Hasta cuando se puede seguir haciendo lo mismo y no querer cambiar?

¿Nunca más vas a revisar a tus competidores a ver cómo están haciendo las cosas ahora?

¿Vas a seguir haciendo lo mismo y no mirar como evoluciona tu mercado por que te sientes cómodo así?

Creo que esa persona nunca leyó la historia de la industria automotriz americana de la década de los 70-80 y como se confiaron en sus procesos de producción y casi se fueron a la quiebra en los 90 cuando aparecieron los japoneses con su mejora continua (Filosofia Kayzen) y todo aquel cuento que ya sabemos que casi los hacen desaparecer del mercado por pensar de que el consumidor americano iba a querer los mismos productos hechos de la misma manera y con las mismas tecnologías de siempre.

Y no es cambiar por que es moda o por que se le antojo a alguien, es cambiar para que la cultura de la organización evolucione hacia donde van organizaciones similares y competidores que hoy por hoy trabajan de mejor manera y que esta probado que el camino es sencillamente ese.

Adaptarse o morir, o capaz que morir lentamente pero haciendo lo mismo por que eso me hace sentir cómodo.

Creo que esa persona de la anécdota hablaba de que “los proyectos dan resultados” al referirse a que los habían cerrado, pero esta persona omitió el hecho de comentar que esos proyectos cerrados no terminaron a tiempo y cortos en calidad originando lo que ya todos sabemos.

Pero ya cerraron los proyectos y esto queda cómo simple anécdota algo graciosa.

Y como la vida misma, las organizaciones tienen memoria corta y parte de la cultura de si misma propicia olvidar episodios de este tipo (y no documentarlos) para que en breve se vuelvan a repetir. Debe ser un mecanismo de defensa psicológico grupal para auto-justificarse y así seguir haciendo lo mismo hasta el fin de los dias.

Por eso cuando se trata de instaurar cambios positivos dentro de una organización (que por lo general están orientados para trabajar “mejor”) pasan varias cosas en el medio que hay que tomar en cuenta:

  • La gente puede pensar que se trata de otra moda más. Esto hay que evitarlo a toda costa, ya que sí se crea esa percepción perdimos todo el esfuerzo que hemos hecho hasta el momento.
  • Existe siempre la clara necesidad de implicar a todos en el equipo para encauzar el accionar del mismo en el nuevo sentido de hacer las cosas. Si alguien se queda por fuera es probable que sea el primero en ir contra-corriente. No hay que dejar a nadie atrás y vincular a todos es clave.
  • Se establecen siempre canales de comunicación para destrabar cualquier impedimento que se suscite. Fundamental y necesario para evitar “teléfonos descompuestos” y chismes de pasillos que afectan negativamente el cambio que queremos propiciar. No es fácil pero no imposible de lograr (siempre y cuando la cultura misma lo permita). 
  • Se busca siempre a los que se entusiasman por la nueva idea y se les motiva y alienta para que logren sus objetivos bajo el nuevo esquema de hacer las cosas. Son la mejor publicidad del cambio ante los demás miembros del equipo que no se entusiasman tanto a las primeras de cambio.
  • Se planifica cada acción y se evita dejar al azar tomar el poder en el desenvolvimiento de las cosas.
  • Se proporcionan todas las herramientas para habilitar el poder trabajar bajo este nuevo enfoque de una mejor forma que la anterior.
  • Los integrantes del equipo se convencen de que es la mejor manera de trabajar (es lógico que lo sustentemos de una forma clara para que sea adoptado por todos lo más rápido posible).

Toda esa lista es muy linda de leer y encierra buenos conceptos, pero la verdad es que si el grupo de proyecto/organización no le apasiona la visión de todo el asunto, nunca estarán entusiasmados con la ejecución del plan y la estrategia no tendrá ninguna posibilidad.

La cultura es compleja de por sí y no siempre 2 + 2 son 4. Es muy volátil (sino esta bien arraigada) y depende fundamentalmente de los estados de ánimo de las personas que la definen.

Pero hay que prestarle atención a esto ya que es un factor crucial para el éxito a largo plazo de cualquier organización.

La moraleja es que no importa cuánto se trabaje en la planificación si al final el equipo que le da vida al proyecto son las responsables de su éxito o su desaparición acorde a la cultura que compartan.

La cultura es una especie de sumatorias de comportamientos individuales y grupales que operan dentro de la organización en pro del cumplimiento de sus objetivos. Esa es la idea, aunque a veces no siempre es tan así y tienen sus excepciones y millones de variantes.

La estrategia y la planificación se centran en el ingenio y la habilidad para “visionar” el alcance de los objetivos, la cultura define el compromiso, la pasión y la ejecución de todo esto y el “bajado a tierra” de todo lo complejo para materializarlo en el logro de un objetivo común.

Los tips finales

Al final siempre se puede decir que hay un parecido al futbol en todo esto y es que podemos tener buenas estrategias y muchos cursos de director técnico, pero si los jugadores no quieren mover las piernas sencillamente estamos fuera del campeonato.

 Pero no todo esta perdido siempre hay algunas formas de generar cambios a nivel de la cultura de una organización y pueden ser cosas tan básicas como estas:

  • Darle el impulso a esos gestores del cambio. Mientras que no sean ideas locas y se alineen a la cultura actual o guíen a esta a una evolución paulatina de la misma, siempre hay que darles la oportunidad de enriquecer y mejorar a la organización con sus ideas.
  • Gestionar el cambio midiendo la evolución de su impacto y en cómo afecta este a la organización. La vieja máxima de que lo que no se mide no se controla juega un papel clave en este punto.
  • Tener factores de éxito que permitan conocer que el cambio haya de alguna manera hecho efecto dentro de la cultura y así sea tomado como un valor más en el futuro.
  • Planificar siempre la introducción de los elementos que hacen parte del cambio de forma programada, evitando siempre en lo posible el azar y propiciar el feedback entre el equipo para saber en todo momento el estatus de la asimilación del cambio y su afectación en la cultura actual.
  • Celebrar las pequeñas victorias en el camino al éxito. Es fundamental para mantener la motivación de todos y así darle sentido al “por que” estamos haciendo las cosas de esta manera, buscando siempre visibilizar el trabajo de todos y lo fundamental que es desarrollar la resiliencia en todos estos aspectos inherentes al cambio.

Tener una cultura positiva y adaptable al cambio en la organización no es tener en la pagina web con la “misión”, “visión”, etc y no prestarles la mínima atención salvo que tenerlos visiblemente definidos para algún cliente que este pasando por la pagina institucional, es más que eso y es algo a nivel de consciencia colectiva que se tiene que desarrollar y toma su tiempo.

La cultura NO se come a la estrategia siempre y cuando exista una alineación con los valores correctos entre todos los que hacemos vida en una organización y que esta permita dirigir los esfuerzos de todos en un mismo sentido propiciados por los agentes del cambio.

 Como todo en la vida esto empieza primero en uno mismo, y eso radica en querer ser mejor que nuestra versión de ayer. Lo demás queda en la correcta planificación, contar con gente con ganas de hacer las cosas y así saldrá todo poco a poco.

Gracias por la lectura.