A la hora de implementar un proyecto en S/4 HANA son muchas las variables que hay considerar y tomar en cuenta para llegar a buen puerto (costo, tiempo, cumplimiento de expectativas y otras cuantas más). 

Esta semana asistí a un webinar dictado por gente de SAP sobre las lecciones aprendidas en distintas implementaciones de S/4 HANA a nivel mundial por parte del Regional Implementation Group (RIG) como parte del S/4HANA Movement (y algunas que he aprendido sobre la marcha)..

Lo importante de la presentación fue conocer de primera mano datos, errores a no cometer y algunas buenas prácticas a tomar en cuenta:

  • Mas de 7500 proyectos de S/4HANA implementados con más de la mitad ya en fase de GO-LIVE y más de 850 proyectos completados exitosamente a través de RIG es algo a tomarlo en cuenta ya que se puede aplicar gratis y sin costos de asesoría (para soluciones S/4>1909) 
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  • La mayoría de los proyectos salieron en vivo en 10-12 meses (dependiendo de la complejidad) y lo importante es tratar de arrancar lo antes posible para los proyectos de conversión. Esta imagen es bueno tomarla en cuenta :
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  • Fundamental el uso de la metodología Activate en el proceso. La agilidad del proyecto deriva en una correcta gerencia del proyecto ejecutando cada una de sus fases de la manera prescrita.
  • Tomar en cuenta el cambio trascendental que ocurrió entre la estructura de tablas de la anterior versión del ERP y la nueva que presenta S/4HANA. Algo clave es el conocimiento fundacional de cómo es la nueva forma de trabajar producto de este cambio y cómo ha afectado a muchos de los procesos:
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  • Usar el Readiness Check para la identificación de los pre-requisitos y definición del alcance del proyecto en términos de cómo prepararse. Nos va a ahorrar dolores de cabeza (y nuestro yo futuro nos lo agradecerá).
  • Estar claros en el enfoque de transición a S/4HANA que vayamos a tener (System Conversion, New Implementation o Selective Data Transition) a fin de tomar la ruta correcta.
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  • Asociado al enfoque tenemos que saber qué vamos a usar como infraestructura si va a ser Cloud u On-Premise, esto determinará la funcionalidad de la solución y otros aspectos importantes.
  • Los System Conversions deben hacerse sobre un ERP ECC 6.0 o superior.
  • Los clientes de ERP anteriores a S/4 han realizado proyectos de re-implementación en un 46% y conversión en un 54%.
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  • Evadir la “tentación”de seguir usando el SAP GUI y usar Fiori como UX lo más posible. Tuve la oportunidad de preguntarle al presentador sobre este tema en particular y qué hacer cuando a veces cuesta ir hacia Fiori (como UX principal) porque los consultores no quieren o el cliente no sabe de la tecnología y el comentario al respecto fue más o menos el siguiente:

“Para muchos son + de 20 años de usar el SAP GUI, no es fácil cambiar ese comportamiento en muchos consultores que se acostumbraron a usar la herramienta. La idea es impulsar la adopción de Fiori mediante cursos, talleres y certificaciones y transferir el conocimiento al usuario lo mayor posible. Hay que apoyarse en la metodología SAP Activate para explotar al máximo las nuevas funcionalidad de S/4HANA y lidiar efectivamente con los gaps .

El uso de Fiori NO viene determinado por los consultores en la implementación, sino por el alcance definido antes de iniciar el proyecto”.

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  • Ejecutar los ambientes de SandBox mínimo de 2 a 5 iteraciones con las pruebasNo desestimar los esfuerzos de teste funcional y el manejo del cambio. A veces se recortan tiempos de planificación y ejecución de pruebas pensando que vamos a adelantar tiempo de proyecto de esta manera y al final esto trae muchos más contratiempos que soluciones este tipo de medidas.
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  • A nivel técnico estar claros el enfoque a tomar para el System Conversion (SUM, SUM downtime optimizado o NZDT). 
  • Adoptar las innovaciones del producto de forma paulatina, planificada y a largo plazo. No esperar a contar con todo al momento de la salida en vivo (es casi imposible o mejor dicho no factible en la mayoría de los casos). La explotación de todas las funcionalidades debe ser orquestada como un proceso continuo de adopción de la innovación tal cual se sugiere en la figura:
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Para cerrar un resumen final de las lecciones aprendidas:

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Un proyecto de S/4HANA bien planificado desde el inicio es fundamental para su éxito. Apoyarse en las herramientas que da SAP, conocer el S/4HANA Movement y el grupo RIG y las muchas variantes asistidas para llevar a cabo el proyecto es algo a tomar en cuenta desde el arranque.

El estar apoyado en una metodología que funciona para estos proyectos (SAP Activate) es clave y que la adopción de esta sea bien llevada por las cabezas del proyecto y los consultores involucrados es más importante aún.

Lidiar efectivamente con la resistencia al cambio ofreciendo herramientas técnicas y funcionales a los involucrados del proyecto que busquen brindar mejoras en el uso de S/4HANA ayudan a la adopción de la tecnología de forma más confiable y rápida por parte del usuario final.

El mundo S/4HANA no es 100% Fiori, todavía quedan funcionalidades del viejo ERP en proceso de migración hacia el nuevo UX, pero como lei por ahi:

“Un proyecto de S/4 HANA sin implementación de Fiori no puede ser considerado un proyecto exitoso, al menos algo a ese nivel hay que entregarle al usuario”

Gracias por la lectura.

Pablo Marichal